Política de Tratamiento de Datos

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Política de tratamiento de datos

AVISO DE PRIVACIDAD SOBRE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Hacienda Pampalinda., dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se permite informar a sus clientes, proveedores, empleados y público en general, tanto activos como inactivos, que tengan vínculo directo e indirecto con la sociedad, Titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos en la base de datos de la compañía, la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de las relaciones comerciales y laborales entabladas, lo siguiente:Los mecanismos a través de los cuales son almacenados estos datos son seguros y garantizan la confidencialidad de los mismos, debido a que se cuenta con los medios idóneos para impedir el acceso a éstos por parte de terceros no autorizados.

Los Titulares de la información personal incluida en bases de datos, tienen los siguientes derechos respecto del tratamiento de la misma: (i) Conocer, actualizar y rectificar la información recogida; (ii) Solicitar, en cualquier momento, que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada; (iii) Solicitar prueba de la autorización emitida por el Titular, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012; (iv) Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales; (v) Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; (vi) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales; (vii) Acceder en forma gratuita a sus datos personales divulgados; y (viii) Exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

Para efectos de ejercer estos derechos, los Titulares de los datos personales se pueden contactar con la compañía, como responsable y/o encargado del tratamiento de la información, en el teléfono (2) 555 16 84 o en el correo electrónico: info@haciendapampalinda.com.

Se solicita atentamente a todos los Titulares de información que aparecen registrados en las bases de datos de la compañía, se sirvan autorizarla para continuar realizando el tratamiento de sus datos personales, los cuales han sido suministrados y se han incorporado en la base de datos y/o en documentos físicos y/o electrónicos de todo tipo con los que cuenta la compañía.

En caso que en un plazo de 30 días hábiles contados a partir de la presente publicación, el Titular de los datos personales que no haya manifestado expresamente que no autoriza el tratamiento de sus datos personales ni haya solicitado la supresión de los mismos de las bases de datos de la compañía, se entenderá que ha autorizado a la misma para continuar con el tratamiento de tales datos, de acuerdo a las políticas y procedimientos adoptados por la compañía para estos efectos, en las instalaciones de la compañía.

Cordialmente,

Hacienda Pampalinda

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HACIENDA PAMPALINDA CONTENIDO

I. Objetivo de la Política de Tratamiento
AI. Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento
III. Principios para el Tratamiento de los Datos Personales
IV. Autorización
V. Finalidades del Tratamiento
VI. Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales
VII. Información y mecanismos dispuestos por la Compañía como
Responsable del Tratamiento
VIII. Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
IX. Derechos del Titular de los Datos Personales
X. Deberes del Responsable del Tratamiento
XI. Vigencia de la Política de Tratamiento y de las Bases de Datos
XII. Otras disposiciones

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

HACIENDA PAMPALINDA comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la compañía, en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, la Compañía detalla I) los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, II) la finalidad de la recolección de la información, III) los derechos de los Titulares, IV) el área responsable de atender las quejas y reclamos, y V) los procedimientos que debe agotar el Titular para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información objeto de tratamiento.

La Compañía, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, sólo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

AI. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

a) Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

b) Responsable o Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso la Compañía.

c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.

e) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

f) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

g) Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.

BI. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

IV. AUTORIZACIÓN

Teniendo en cuenta que la base de datos de la Compañía han sido recolectados desde el año 1988 y cuenta con muchos Titulares, para garantizar el acceso de todos ellos a la presente Política y hacer efectivo el ejercicio del derecho al Habeas Data por parte de éstos, la Compañía implementó las siguientes medidas para dar a conocer a los Titulares el Tratamiento de sus Datos Personales y las condiciones bajo las cuales tiene lugar tal Tratamiento, realizó las siguientes gestiones:

a) Se publicó “Aviso de Privacidad” en diario de circulación nacional, en donde se indicó el alcance de la norma y las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

b) Se publicó el mismo “Aviso de Privacidad” en la página Web de la Compañía y en las instalaciones de la misma.

Se publicó un enlace desde el portal corporativo www.haciendapampalinda.com, en donde los usuarios pueden visualizar el contenido de esta Política. El portal puede ser visualizado en el 100% del territorio nacional y desde todos los exploradores.

c) Se publicó aviso en las instalaciones de la compañía, en el cual consta el contenido de la presente Política.

A partir de la fecha, la Compañía, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

La Compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados, y excepcionalmente, puestos en circulación, por la Compañía en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

a) Proveer sus productos y/o servicios.

b) Informar sobre cambios de sus productos y/o servicios.

c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de sus compañías vinculadas, y facilitar el acceso general a la información de éstos.

d) Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.

e) Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.

f) Preparar estudios de mercado.

g) Elaborar estudios estadísticos.

h) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales, directamente o en asocio con terceros.

i) Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.

j) Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o enviar información que se considere de interés a través de diferentes medios.

k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

l) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información.

m) Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

n) Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el Titular de los Datos Personales.

o) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores y empleados.

p) Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.

q) Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o relación comercial o laboral existente entre la Compañía y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de sólo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.

La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, datos médicos, datos financieros, entre otros. Lo anterior se justifica pues HACIENDA PAMPALINDA, es una compañía cuyo objeto social principal consiste en la organización y decoración de eventos..

VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Compañía realiza la recolección de los Datos Personales a través de los documentos requeridos para la vinculación de clientes, vinculación de proveedores, centrales de riesgos; para empleados hojas de vida, referencias laborales y documentos necesarios para vinculación a la seguridad social entre otros.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de  confidencialidad para la adecuada protección de la información.

1. Procedimiento para conocer la información

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer la información que ésta posee del Titular en sus bases de datos, es el siguiente:

Quién desee conocer la información que la Compañía almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación a la dirección: Km. 4 Vía Potrerito – Jamundi – VALLE DEL CAUCA o al correo electrónico info@haciendapampalinda, en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de la Compañía, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta. Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”).

El Área Responsable dará respuesta al Titular o al Interesado, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o al Interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o Interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) máximo una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente Política. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, la Compañía podrá cobrar al Titular o Interesado los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, en que haya incurrido para el efecto.

2. Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información – Atención de reclamos.

Los Titulares de los Datos Personales o los demás Interesados, podrán en todo momento, solicitar a la Compañía la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de la Compañía de los mismos, mediante la presentación de un reclamo a la dirección, KM 4 Vía Potrerito, Jamundí – Valle del Cauca o al correo electrónico info@haciendapampalinda.com, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con la Compañía.

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